Kotona työskentely: 10 keinoa sujuvampaan etätyöarkeen

Kotona työskentely voi antaa rauhaa keskittymiseen, mutta samaan päivään mahtuvat helposti myös viestitulva, keittiön pöydälle levitetyt työvälineet ja epäselvä lopettamisaika. Hyvä etätyöarki syntyy siitä, että työn vaatimukset, kodin olosuhteet ja yhteiset toimintatavat sopivat yhteen. Pelkkä päätös olla tehokkaampi ei korjaa liian täyttä kalenteria tai puuttuvaa työrauhaa.

Tämä opas auttaa järjestämään palkkatyön tekemistä kotona. Voit käyttää sitä myös yksittäisen etäpäivän suunnitteluun tai keskustelun pohjana esihenkilön kanssa. Käy läpi kymmenen osa-aluetta ja valitse ensin yksi arkea aidosti hankaloittava asia. Kaikkea ei tarvitse muuttaa samalla kertaa, eikä jokaiseen ongelmaan tarvita uutta laitetta tai sovellusta.

Aloita kolmesta kysymyksestä: mitä sinun pitäisi saada tänään valmiiksi, mitä tarvitset siihen muilta ja millaisissa oloissa tehtävä onnistuu? Näiden vastausten perusteella voit arvioida, sopiiko koti juuri kyseiseen työpäivään.

1. Kotona työskentely alkaa yhteisistä käytännöistä

Etäpäivä ei automaattisesti tarkoita vapaasti valittavaa työaikaa tai oikeutta tehdä töitä missä tahansa. Tarkista oman työpaikkasi käytännöt ennen kuin rakennat niiden varaan arkea. Olennaista on tietää, milloin voit työskennellä kotona, miten etäpäivistä ilmoitetaan ja milloin tehtävä edellyttää läsnäoloa työpaikalla. Samalla kannattaa selvittää, miten muutoksista sovitaan.

Pyydä epäselviin asioihin käytännön vastaus. Jos ohjeessa puhutaan hyvästä tavoitettavuudesta, tarkoittaako se vastaamista puhelimeen asiakaspalveluaikana vai mahdollisuutta palata tavalliseen viestiin myöhemmin? Jos lähityöpäivä vaihtuu, kuka vahvistaa muutoksen? Kirjallinen yhteenveto vähentää sitä, että jokainen tulkitsee samoja sanoja eri tavalla.

• Varmista sovitut työajat, mahdolliset joustot ja työajan kirjaamistapa.
• Selvitä, mitkä tehtävät ja aineistot soveltuvat kotona käsiteltäviksi.
• Sovi tarvittavista laitteista, ohjelmista, kalusteista ja mahdollisten kustannusten käsittelystä ennen hankintoja.
• Tarkista teknisen tuen yhteystiedot ja toimintaohje yhteyden katketessa.
• Ota selvää, miten etätyöjärjestelyn toimivuutta arvioidaan ja ongelmat otetaan puheeksi.

Älä oleta, että työvälineiden ostaminen omalla rahalla johtaa automaattisesti korvaukseen. Kerro ensin, mikä työssä ei nykyisillä välineillä onnistu, ja selvitä työnantajan hyväksymä ratkaisu. Esimerkiksi erillisen näytön tarve on helpompi arvioida, kun kuvaat käsitteleväsi päivittäin kahta asiakirjaa rinnakkain.

Myös poikkeava työskentelypaikka kannattaa käsitellä erikseen. Kotona hyväksytty järjestely ei sellaisenaan kerro, voiko samaa työtä tehdä kahvilassa, mökillä tai ulkomailla. Niihin voi liittyä erilaisia tietoturvaan, vakuutuksiin ja muihin käytäntöihin liittyviä kysymyksiä. Selvitä asia ennen paikan vaihtamista.

Jos ohjeistus ei ratkaise omaa tilannettasi, vie keskusteluun konkreettinen ehdotus: mitä työtä tekisit kotona, milloin olisit tavoitettavissa ja miten yhteinen työ toimisi. Näin keskustelu koskee työn järjestämistä eikä yleistä väittelyä etätyön paremmuudesta.

2. Suunnittele päivä todellisen työmäärän mukaan

Pitkä tehtävälista ei vielä ole toteuttamiskelpoinen suunnitelma. Katso ensin kalenterista kokoukset, asiakasajat ja muut sidotut tehtävät. Arvioi vasta sen jälkeen, paljonko itsenäiseen työhön jää aikaa. Jos päivä on jo täynnä tapaamisia, kokonaisen raportin kirjoittaminen niiden lomassa ei välttämättä ole realistinen tavoite.

Valitse yksi tärkein valmistuva asia ja tarvittaessa muutama pienempi tehtävä. Kirjoita tavoite niin täsmällisesti, että tunnistat valmistumisen: esimerkiksi tarjousluonnos kommentoitavaksi tai kolmen avoimen asiakaskysymyksen selvittäminen. Epämääräinen tavoite kuten projektin edistäminen tekee päivän päättämisestä vaikeaa, koska työlle ei löydy selvää rajaa.

Jaa iso tehtävä työvaiheisiin. Raportin kohdalla niitä voivat olla aineiston kokoaminen, puuttuvien tietojen pyytäminen, luonnoksen kirjoittaminen ja tarkistus. Huomaat samalla riippuvuudet. Jos tarvitset kollegan luvut ennen kirjoittamista, pyydä ne ajoissa ja kerro, milloin tarvitset vastauksen. Muuten keskittymiseen varattu aika voi kulua odottamiseen.

Varaa vaativalle tehtävälle sopiva yhtenäinen jakso ja jätä kalenteriin tilaa myös siirtymille. Kokouksen jälkeen voi olla kirjattavaa, sovittavaa tai valmisteltavaa ennen seuraavaa työtä. Älä rakenna suunnitelmaa oletukselle, että jokainen minuutti on käytettävissä ennalta valittuun tehtävään.

Voit kokeilla yksinkertaista päiväjärjestystä: tarkista aamulla kiireelliset asiat, tee ensimmäinen tärkeä työvaihe, hoida sovitut tapaamiset ja varaa lopuksi aikaa keskeneräisten asioiden järjestämiseen. Tämä on esimerkki, ei kaikille sopiva aikataulu. Asiakastyö, vuorotyö ja tiimin yhteiset ajat voivat määrätä päivän rytmin toisin.

Erottele myös tekeminen ja odottaminen. Avoin tehtävä voi näyttää keskeneräiseltä, vaikka oma osuutesi olisi valmis ja odottaisit hyväksyntää. Merkitse tällainen tilanne selvästi ja sovi, milloin palaat asiaan. Silloin tehtävä ei vaadi jatkuvaa muistamista eikä samaa kysymystä tarvitse lähettää monta kertaa. Jos odotus estää muidenkin työtä, kerro vaikutuksesta ajoissa.

Jos kiireellinen pyyntö syrjäyttää suunnitelman, tee muutos näkyväksi. Kerro, mikä aiemmin sovittu tehtävä siirtyy ja millaista päätöstä tarvitset priorisointiin. Jatkuva lisätyön vastaanottaminen ilman muiden tehtävien uudelleenarviointia ei korjaannu paremmalla ajanhallintasovelluksella. Toistuva aikapula kuuluu yhteiseen keskusteluun työn määrästä ja tavoitteista.

3. Rakenna työpiste tehtävän ja oman kehosi mukaan

Toimiva kotityöpiste voi olla erillinen huone tai huolellisesti järjestetty osa muuta tilaa. Tärkeintä on, että pystyt tekemään tarvittavat tehtävät ilman jatkuvaa kurottelua, tavaroiden siirtelyä tai hankalaa näytön katsomista. Aloita nykyisen työpisteen tarkastelusta ennen ostoslistan laatimista.

Sijoita eniten käyttämäsi välineet lähelle ja jätä hiirelle riittävästi tilaa. Tarkista, mahtuvatko jalat pöydän alle ja pääsetkö nousemaan tuolilta esteettä. Lattialle kiertyvät johdot, kulkureitille jäävä laukku ja horjuva laitepino ovat käytännön ongelmia, jotka kannattaa korjata heti. Myös helposti saavutettava säilytyspaikka auttaa pitämään työtason käyttökelpoisena.

Säädä tuolia, näyttöä ja työvälineitä itsellesi sopiviksi. Näytön tekstin pitäisi olla luettavissa ilman, että joudut jatkuvasti kumartumaan sitä kohti. Kokeile tarvittaessa suurempaa tekstikokoa ennen kuin siirrät näytön aivan lähelle. Silmälasit, työn sisältö ja henkilökohtaiset tarpeet vaikuttavat sopivaan järjestelyyn, joten yhtä tarkkaa asentoa ei kannata pitää kaikkien tavoitteena.

Kannettavan tietokoneen näyttö ja näppäimistö ovat kiinni toisissaan. Jos nostat näyttöä, myös näppäimistö nousee. Pidempään tietokonetyöhön voi siksi olla tarpeen selvittää erillisen näppäimistön, hiiren tai näytön käyttöä. Tue laitteet vakaasti ja varmista, etteivät ilmanvaihtoaukot peity. Älä rakenna työpistettä epävakaan tavarapinon varaan.

Vaihtele asentoa ja tehtävää päivän aikana sen mukaan kuin työ ja omat edellytyksesi sallivat. Seisominenkaan ei tarkoita, että samassa asennossa pitäisi pysyä koko päivä. Lyhyt siirtyminen toiseen tehtävään, asennon muuttaminen tai tauko voi olla käytännöllisempi ratkaisu kuin täydellisen istuma-asennon jatkuva vartiointi.

Jos työpiste aiheuttaa toistuvaa epämukavuutta, kerro siitä ja pyydä arviota työpaikan käytännön mukaan. Työterveyshuolto voi auttaa yksilöllisen tilanteen selvittämisessä. Uusi tuoli ei yksin ratkaise kaikkia oireita tai kuormitustekijöitä. Tarkastelun tueksi voit käyttää Työturvallisuuskeskuksen etätyön turvallisuusohjeita ja niiden arviointiaineistoja.

4. Ratkaise valaistus, äänet ja jaetun tilan pulmat

Työpiste voi näyttää siistiltä mutta toimia huonosti päivän eri aikoina. Aamulla sopiva ikkuna saattaa heijastua näyttöön iltapäivällä. Keittiön pöydän ympärillä taas voi olla rauhallista ennen muun perheen kotiintuloa. Tarkastele tilaa sen käyttöaikana, älä vain silloin kun asettelet välineitä paikalleen.

Kokeile näytön ja valaisimen sijoittelua niin, ettei näyttöpintaan tule häiritseviä heijastuksia. Säädä tarvittaessa verhoja ja työvaloa. Paperien lukeminen ja videopuheluun osallistuminen voivat tarvita erilaisen valaistuksen. Kamerakuvan hienosäätöä tärkeämpää on, että näet oman työsi vaivatta ja tilassa on riittävä yleisvalaistus.

Ääniin kannattaa vaikuttaa ensin niiden lähteessä. Suljettava ovi, puhelujen ajoittaminen tai kahden etätyöntekijän työpisteiden erottaminen voi auttaa enemmän kuin kuulokkeiden äänenvoimakkuuden nostaminen. Kuulokkeet voivat helpottaa kuulemista, mutta ne eivät estä muita kuulemasta omaa puhettasi. Luottamuksellista keskustelua ei siksi voi ratkaista pelkällä kuulokevalinnalla.

Jos jaat tilan toisen etätyöntekijän kanssa, vertaa päivän kokousaikoja etukäteen. Sopikaa, kumpi tarvitsee suljettavan tilan ja milloin. Jos molemmilla on samanaikainen arkaluonteinen puhelu eikä sopivaa tilaa ole, selvitä toinen hyväksytty työskentelypaikka tai ajankohta. Ongelmaa ei tarvitse peitellä kuvittelemalla, ettei taustalla kuulu mitään.

Pienessä kodissa työpisteen kokoamisen ja purkamisen pitää olla riittävän helppoa. Yksi laatikko työvälineille ja sovittu paikka tietokoneelle voivat estää tavaroiden leviämistä. Huolehdi samalla siitä, ettei työaineisto jää yhteiseen käyttöön tai näkyville. Jos et pysty järjestämään tehtävän edellyttämää yksityisyyttä kotona, asia kuuluu työjärjestelyjen arviointiin.

5. Tee yhteistyöstä ennakoitavaa

Etätyössä viestin lähettäjä ei näe, kirjoitatko parhaillaan vaativaa asiakirjaa vai oletko vapaana keskusteluun. Tämän vuoksi tiimin kannattaa sopia, mitä kanavaa käytetään kiireellisiin asioihin, mitä tavallisiin kysymyksiin ja minne päätökset tallennetaan. Jokaisen viestin ei tarvitse aiheuttaa välitöntä keskeytystä.

Kun pyydät apua, anna vastaanottajalle riittävä asiayhteys. Kerro, mikä asia on kyseessä, mitä olet jo selvittänyt ja mihin tarvitset ratkaisun. Lisää todellinen määräaika, jos sellainen on. Viesti, jossa kysyt vain oletko paikalla, jättää kollegan arvailemaan sekä kiireellisyyttä että kysymyksen laajuutta.

Kirjoita työn luovutuksessa näkyviin kolme asiaa: mitä on tehty, mitä puuttuu ja kuka jatkaa. Linkitä yhteiseen, hyväksyttyyn tallennuspaikkaan sen sijaan, että lähettäisit monta lähes samannimistä tiedostoa. Päätöksen kannalta olennainen tieto ei saisi jäädä vain kahden henkilön yksityiseen keskusteluun, jos muutkin tarvitsevat sitä.

Arvioi kokouksen tarve tavoitteen kautta. Jos tarvitset yhteisen päätöksen ristiriitaisista vaihtoehdoista, keskustelu voi olla hyödyllinen. Pelkkä tilannepäivitys saattaa onnistua kirjallisesti. Lähetä tapaamisen osallistujille etukäteen kysymys tai materiaali, jonka perusteella he voivat valmistautua. Päätä tapaaminen sopimalla seuraava vaihe ja vastuuhenkilö.

Myös keskittymisajasta voi kertoa ennakkoon. Kalenterimerkintä auttaa, kun sen merkityksestä on yhteinen ymmärrys ja kiireellisiin tilanteisiin jää sovittu yhteydenottotapa. Älä kuitenkaan sulje kaikkia kanavia omin päin, jos työsi edellyttää reaaliaikaista asiakaspalvelua. Sovita oma työrauha tehtävän vaatimuksiin.

Jos huomaat jääväsi etänä toistuvasti päätösten ulkopuolelle, kuvaa tilanne esimerkin avulla. Kerro, mikä tieto jäi saamatta ja miten se vaikutti työhön. Näin ratkaisu voi kohdistua kokouskäytäntöön tai tiedon tallentamiseen sen sijaan, että vastuu jäisi sinulle kaikkien keskustelujen jatkuvasta seuraamisesta.

6. Suojaa työrauha ja pidä lastenhoito erillisenä kysymyksenä

Kodin häiriötekijöitä on helpompi käsitellä, kun erotat toisistaan omat tottumukset, muiden ihmisten tarpeet ja työn järjestämiseen liittyvät ongelmat. Puhelimen ilmoitusten vähentäminen voi auttaa keskittymään. Pienen lapsen tarvitsemaa huolenpitoa sama keino ei ratkaise.

Kerro kotona asuville, milloin tarvitset rauhaa ja milloin olet tauolla. Käytä konkreettisia aikoja ja tilanteita yleisen älä häiritse -pyynnön sijaan. Suljettu ovi tai pöydälle asetettu merkki voi muistuttaa sovitusta, jos kaikki ymmärtävät sen tarkoituksen. Merkin toimivuus riippuu kuitenkin tilanteesta ja esimerkiksi lapsen iästä.

Etätyö ei lähtökohtaisesti korvaa lastenhoidon järjestämistä. Jos lapsi tarvitsee valvontaa tai sairastuu, selvitä hoitojärjestely ja työpaikan soveltuvat poissaolo- tai muut käytännöt. Älä rakenna päivää oletukselle, että pystyt hoitamaan vaativat työtehtävät samalla kun vastaat keskeytyksettä lapsen tarpeisiin. Myöskään työn siirtäminen automaattisesti myöhäiseen iltaan ei ole kestävä yleisratkaisu.

Omia keskeytyksiä voit vähentää kevyesti. Sulje tarpeettomat välilehdet, siirrä henkilökohtainen puhelin sivuun ja kerää mieleen tulevat kotiasiat erilliselle listalle myöhempää varten. Näin pyykin ripustaminen tai verkkokauppaostos ei muutu huomaamatta pitkäksi sivupoluksi. Tauon aikana voit silti tehdä itsellesi sopivia tavallisia asioita.

Jos työn aloittaminen takkuilee, pienennä ensimmäistä askelta. Avaa tarvittava asiakirja ja kirjoita sen alle kolme käsiteltävää kysymystä. Aloittamisen vaikeus voi johtua epäselvästä tehtävästä eikä motivaation puutteesta. Jos et tiedä, mitä lopputulokselta odotetaan, pyydä tarkennus ennen kuin käytät aikaa väärään suuntaan.

Toistuvista keskeytyksistä kannattaa kirjata muutama esimerkki. Sen perusteella näet, tarvitsetko selkeämmän kotijärjestelyn, paremman viestintäkäytännön vai toisen työskentelypaikan. Pelkkä itsesi moittiminen ei auta tunnistamaan korjattavaa syytä.

7. Rytmitä tauot ja päätä työpäivä tietoisesti

Kotona työmatka ei välttämättä katkaise päivää, ja tietokone voi jäädä avoimeksi iltaan. Tee siksi aloittamisesta ja lopettamisesta riittävän näkyvät tapahtumat. Työpäivän käynnistymiseen voi riittää työvälineiden esille ottaminen ja suunnitelman tarkistaminen. Lopettamiseen tarvitaan usein päätös siitä, mitä siirtyy seuraavaan päivään.

Pidä työpaikan käytäntöjen mukaiset tauot ja varaa ruokailulle tilaa. Jos kokoukset täyttävät lounasajan jatkuvasti, nosta asia esiin. Ruokailun hoitaminen näppäimistön ääressä muun työn sivussa ei ratkaise aikataulun ongelmaa. Tauon tarkoitus ei myöskään ole täyttää jokaista vapaata hetkeä uudella suorittamisella.

Voit liittää lyhyen tauon luontevaan siirtymään, kuten kokouksen päättymiseen tai yhden työvaiheen valmistumiseen. Nouse välillä pois työpisteeltä tai tee jotakin muuta kuin katso samaa näyttöä. Valitse itsellesi ja tilanteeseen sopiva tapa; kaikkien ei tarvitse noudattaa samaa ajastinta tai liikuntasarjaa.

Päivän lopussa tarkista avoimet asiat. Kirjaa keskeneräisen tehtävän seuraava vaihe ja lähetä tarvittava tieto sille, joka odottaa työtäsi. Jos jokin ei valmistunut, arvioi tarvitseeko määräajasta sopia uudelleen. Seuraava aamu alkaa selkeämmin, kun et joudu ensin muistamaan, mihin työ jäi.

Sulje sen jälkeen työvälineet ja siirrä ne tarvittaessa pois näkyvistä. Ilmoitusten hiljentämisessä ja tavoitettavuudessa noudata sovittuja käytäntöjä. Mahdollinen päivystys tai muu erikseen sovittu tehtävä on eri asia kuin tapa tarkistaa viestit varmuuden vuoksi pitkin iltaa.

Seuraa ennen kaikkea toistuvaa kuviota. Yksittäinen poikkeuspäivä ei vielä kerro koko arjesta, mutta jatkuva iltatyö, väliin jäävät tauot tai tunne loputtomasta varallaolosta ovat keskustelun aiheita. Kerro esihenkilölle havaintoja työmäärästä ja tavoitettavuuden odotuksista, jotta ratkaisua voidaan hakea työn järjestämisestä.

8. Pidä yhteys työyhteisöön ja pyydä tukea ajoissa

Rauhallinen kotiympäristö voi sopia sinulle hyvin, mutta samalla epämuodollinen tieto jää helposti saamatta. Työpaikalla lyhyestä sivukeskustelusta selviää joskus, kuka tuntee uuden järjestelmän tai miksi jokin päätös tehtiin. Etänä tämän tiedon löytymiseen tarvitaan näkyviä yhteyksiä ja lupa kysyä.

Pidä sovitut keskustelut esihenkilön kanssa myös silloin, kun tehtävät näyttävät etenevän. Käy läpi odotuksia, työn määrää, palautetta ja mahdollisia esteitä. Voit valmistella tapaamiseen yhden onnistumisen, yhden avoimen kysymyksen ja asian, johon tarvitset päätöksen. Näin keskustelu ei jää pelkäksi tehtäväluettelon lukemiseksi.

Uudessa työssä kysymisen kynnys voi olla erityisen korkea. Pyydä selkeä tieto siitä, keneltä saat apua eri asioissa ja miten kysymyksiä kannattaa koota. Lyhyt sovittu perehdytyskeskustelu voi säästää pitkältä yksin selvittelyltä. Jos ohje on puutteellinen, kerro myös mihin kohtaan jäit, jotta sitä voidaan parantaa seuraavaa käyttäjää varten.

Vapaamuotoinen yhteydenpito saa olla kevyttä. Kahvihetki kollegan kanssa tai yhteinen lounas lähityöpäivänä voi riittää. Kaikkea yhteisöllisyyttä ei tarvitse rakentaa uusilla verkkokokouksilla. Jos tapaamisia on jo liikaa, lisäruutuaika voi tuntua kuormittavalta silloinkin, kun tarkoitus on hyvä.

Jos tunnet jääväsi yksin, ota asia puheeksi konkreettisesti. Tarvitsetko enemmän palautetta, mahdollisuuden sparrata vai yhteisiä päiviä tietyn tiimin kanssa? Pelkkä yleinen kehotus pitää yhteyttä ei auta, jos et tiedä keneen ottaa yhteyttä tai jos kaikilla näyttää olevan jatkuvasti kiire.

Pitkittyvää kuormitusta ei tarvitse ratkaista yksin. Käytä työpaikan tukikanavia ja tarvittaessa työterveyshuoltoa. Etätyön sopivuutta saa arvioida uudelleen ilman, että kyse on epäonnistumisesta. Sama järjestely voi toimia yhdelle tehtävälle ja elämäntilanteelle hyvin, mutta vaatia toisessa tilanteessa muutoksia.

9. Käytä hyväksyttyjä välineitä ja suojaa työaineisto

Kotona tietoturva koskee sekä laitteita että tavallisia arjen tilanteita. Työasiakirja voi näkyä perheenjäsenelle, puhelu kuulua viereiseen huoneeseen tai tiedosto päätyä vahingossa omaan pilvipalveluun. Mieti siksi ennen työn aloittamista, missä käsittelet aineistoa ja ketkä voivat nähdä tai kuulla sen.

Käytä työnantajan hyväksymiä laitteita, sovelluksia ja yhteyksiä. Noudata päivityksiä, tunnistautumista ja mahdollista VPN-yhteyttä koskevia ohjeita. Älä kierrä käyttörajoitusta asentamalla omaa ohjelmaa tai lähettämällä aineistoa henkilökohtaiseen sähköpostiin. Jos hyväksytty väline ei toimi, pyydä tuelta turvallinen toimintatapa.

Lukitse näyttö poistuessasi työpisteeltä ja säilytä paperit niin, etteivät ne jää yhteiseen käyttöön. Tarkista videokokouksessa ennen näytön jakamista, mitä ikkunaa olet näyttämässä. Taustan sumennus ei suojaa puhetta, eikä kuuloke estä sivullista kuulemasta sinun osuuttasi keskustelusta. Valitse arkaluonteisille asioille sopiva tila.

Ole tarkkana yllättävien kirjautumispyyntöjen, liitteiden ja kiireellisten maksu- tai tietopyyntöjen kanssa. Varmista poikkeava pyyntö työpaikan sovitulla tavalla, mieluiten ennestään tunnetun yhteystiedon kautta. Jos epäilet lähettäneesi tietoja väärään paikkaan tai avanneesi haitallisen sisällön, ilmoita heti työpaikan ohjeen mukaan. Älä jää odottamaan varmuutta vahingosta.

Myös tekoälypalvelun käyttö kuuluu samoihin hyväksymiskäytäntöihin. Se, että palvelu on helppo avata selaimessa, ei tarkoita lupaa syöttää sinne asiakkaan tietoja tai keskeneräisiä työasiakirjoja. Käyttötarkoituksen, tiedon ja tarkistustarpeen arviointia käsittelee myös ARTOLAn tekoälyopas. Oman työnantajan ohje ratkaisee, mitä palvelua voit käyttää työssä.

Valmistele myös yhteyskatkon varalle yksinkertainen toimintatapa. Säilytä tuen yhteystieto saatavilla muuallakin kuin palvelussa, johon et häiriön aikana pääse. Selvitä etukäteen, onko käytössä hyväksytty varayhteys tai voitko jatkaa jotakin tehtävää ilman verkkoyhteyttä. Kerro häiriöstä sille, jonka työ tai tapaaminen siitä riippuu. Älä siirrä luottamuksellista aineistoa omaan laitteeseen vain saadaksesi tehtävän nopeasti valmiiksi.

10. Korjaa toistuva ongelma pienellä kokeilulla

Etätyöarkea kannattaa muuttaa havaintojen perusteella. Valitse ensin pulma, joka toistuu ja vaikuttaa selvästi työn tekemiseen. Kuvaa se mahdollisimman tarkasti: esimerkiksi aamupäivän kirjoitustyö katkeaa jatkuvasti kiireettömiin viesteihin. Tällöin voit kokeilla viestien käsittelyaikoja sen sijaan, että yrittäisit uudistaa koko työpäivän.

Toistuva tilanne	Ensimmäinen käytännön muutos	Milloin tarvitset yhteistä ratkaisua?
Keskittymistä vaativa tehtävä jää kesken.	Rajaa seuraava työvaihe ja varaa sille rauhallinen aika.	Kun tavoitettavuusvaatimus tai jatkuvat uudet tehtävät estävät työn.
Kokoukset täyttävät päivän.	Selvitä, missä tarvitaan osallistumistasi ja mikä päivitys voisi olla kirjallinen.	Kun kokouskäytännöt eivät jätä aikaa sovituille vastuille.
Työpiste tuntuu hankalalta.	Kokeile välineiden sijoittelua, säätöjä ja asennon vaihtamista.	Kun ongelma jatkuu tai tarvitset välineitä ja yksilöllistä arviota.
Kotona ei ole rauhaa puheluille.	Tarkista tilojen käyttö ja puhelujen ajankohdat.	Kun tehtävän edellyttämää yksityisyyttä ei voi järjestää.
Työ jatkuu iltaan.	Kirjaa päivän lopussa seuraavat vaiheet ja todellinen työmäärä.	Kun tavoitteet eivät mahdu sovittuun työaikaan.
Tieto ei kulje.	Pyydä päätökselle yhteinen tallennuspaikka ja vastuuhenkilö.	Kun etänä työskentelevät jäävät säännöllisesti keskustelujen ulkopuolelle.

Sovi kokeilulle sopiva ajanjakso, esimerkiksi tavallinen työviikko, ja arvioi yhtä asiaa kerrallaan. Onnistuiko tärkeä työvaihe paremmin? Vähenikö tarve jatkaa iltaan? Löytyikö tarvittava tieto ilman useaa kyselyä? Älä mittaa onnistumista pelkästään käsiteltyjen viestien määrällä tai sillä, kuinka kiireiseltä päivä tuntui.

Kirjaa myös se, mitä kokeilu ei ratkaissut. Jos rauhallinen aamujakso onnistuu mutta iltapäivällä työ kasaantuu, ongelma voi olla työmäärässä tai riippuvuuksissa. Jos kotona oleva tila ei sovellu tehtävään, parempi vaihtoehto voi olla sovittu lähityöpäivä. Käytännön havainto on arvokkaampi kuin oletus siitä, että etätyön pitäisi aina olla paras ratkaisu.

Toimiva kotona työskentely jättää sinulle selkeän kuvan päivän tavoitteesta, mahdollisuuden saada apua ja kohtuullisen rajan työn päättymiselle. Aloita kohdasta, joka vaikeuttaa arkeasi eniten. Tee siitä yksi toteuttamiskelpoinen muutos ja arvioi tulos yhdessä niiden kanssa, joiden työhön järjestely vaikuttaa.

Advertisement